СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Вологды

http://ecm.ict-online.ru/projects/p112201/

Проект по автоматизации документооборота в структурах Администрации Вологды на базе СЭД «ДЕЛО» (флагманского продукта компании ЭОС) стартовал в 2007 году и развивается по настоящее время. Работы по внедрению СЭД осуществлялись специалистами компании «Офис-Док» - регионального представителя компании ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе. По состоянию на 13 октября 2014 года, в СЭД «ДЕЛО» работает 541 пользователь (к системе подключены все муниципальные служащие), всего в системе зарегистрировано 965 137 документов, к концу текущего года это число может достигнуть миллиона.

О заказчике

Город Вологда основан в 1147 году и входит в состав Вологодской области, является административным центром Вологодской области.

Об исполнителе

Компания «Офис-Док»(Санкт-Петербург), созданная в 2001 году, на сегодняшний день относится к числу компаний, имеющих наибольший практический опыт по внедрению систем электронного документооборота и управления контентом.

Предпосылки проекта

Администрация Вологды проявила интерес к вопросам автоматизации документооборота еще в 2006 году. Целями внедрения были: своевременное и качественное исполнение документов, поэтапный переход на электронный документооборот, и, как следствие, повышение эффективности деятельности органов Администрации города Вологды, а также повышение качества принятия управленческих решений.

СЭД «ДЕЛО» была выбрана Администрацией Вологды с учетом многолетнего опыта успешной эксплуатации данной СЭД в различных государственных и коммерческих структурах.

Ход проекта

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации Вологды проходит с 2007 года, когда в аппарате было внедрено 16 рабочих мест системы «ДЕЛО», 14 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB» и 7 рабочих мест опции «Сканирование». Были автоматизированы основные делопроизводственные процессы – регистрация, контроль исполнения документов, перевод бумажных экземпляров в электронный вид. Также использовалась опция «Мониторинг документов».

В 2008, 2010 годах и в феврале 2013 года происходило расширение системы – закупка дополнительных рабочих мест и новых опций.

В 2012 году в Администрации Вологды прошел ряд мероприятий по переходу на согласование проектов муниципальных правовых актов (МПА) в электронном виде.

Результаты проделанной работы:

• Сокращение сроков согласования;

• Снижение расходов на бумажный носитель при распечатке и ксерокопировании документов и приложений;

• Стимулирование персональной ответственности каждого разработчика МПА за своевременную и качественную подготовку МПА;

• Повышение качества подготовки МПА;

• Возможность работы с версиями документов;

• Обеспечение прозрачности процедуры согласования;

• Создание полнотекстовой базы электронных копий МПА;

• Возможность предоставления электронных копий МПА из СЭД «ДЕЛО».

По данным на середину октября 2014 года СЭД «ДЕЛО» была внедрена во всех департаментах и структурных подразделениях Администрации Вологды. Общее число пользователей системы достигло 541.

Количество документов, зарегистрированных в системе, ежегодно увеличивается: если за 2008 год в СЭД «ДЕЛО» было зарегистрировано 16090 документов, то за 2013 – 200023, в 2014 году, по состоянию на 13 октября - 159609 документов. «Всего в системе уже 965 137 документов.

К настоящему времени с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы:

1.Регистрация документов, в том числе с применением технологии поточного сканирования;

2.Регистрация и рассмотрение обращений граждан (в том числе обращений граждан, поступивших с официального сайта Администрации);

3.Протокольное сопровождение совещаний;

4.Направление документов на исполнение в электронном виде;

5.Контроль за ходом исполнения документов и поручений, за исполнительской дисциплиной в целом на всех уровнях контроля;

6.Осуществление выборочного контроля за рассмотрением обращений граждан с выездом на место и фотофиксацией;

7.Автоматизация составления отчетности;

8.Разработка, согласование, утверждение и рассылка муниципальных правовых актов в электронном виде;

9.Организация переписки между органами Администрации города Вологды в электронном виде (переход на внутренний юридически значимый электронный документооборот);

10.Организация быстрого поиска документов по штрих-коду с использованием ручных сканеров штрих-кода;

11.Автоматическое оповещение пользователей о поступлении документов, уведомление о приближении сроков исполнения документов;

12.Направление копий правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде, заверенных электронной подписью Администрации города Вологды.

«Развитие и эксплуатация системы «ДЕЛО» в муниципалитете Вологды – пример продуманного и последовательного подхода в достижении этой цели. Такой подход, во-первых, позволил сотрудникам Администрации на каждом из этапов внедрения осваивать по максимуму возможности СЭД «ДЕЛО», во-вторых – постепенно вовлекать в работу в системе все больше подразделений и работников Администрации. Внедрение СЭД в итоге не только повысило исполнительскую дисциплину, но и позволило оптимизировать документооборот, а также частично отказаться внутри аппарата от рассылки бумажных документов», - отмечают представители ЭОС.

Прочтите также

• Компания Haulmont запустила тематический блог PRO СЭД — Компания Haulmont запустила тематический блог PRO СЭД, посвященный рынку систем электронного документооборота и управления корпоративной информацией. Блог будет полезен как компаниям, находящимся на стадии выбора системы, так и разработчикам и интегратора
  
• В СЭД Минрегионразвития РФ создан 100 000 электронный документ с — В конце прошлого года в Министерстве регионального развития Российской Федерации экспертами Компании БФТ была проведена модернизация системы электронного документооборота (СЭД), которая позволила осуществить переход преимущественно на безбумажный докумен
  
• ТЕЗИС: когда СЭД становится искусством — Компания HAULMONT провела для своих сотрудников необычный конкурс - «ТЕЗИС как искусство...». Мероприятие было посвящено инновационному продукту на рынке СЭД - системе управления документами и задачами ТЕЗИС.
  
• Система ТЕЗИС на конференции CNews: «СЭД в России: на пути к обл — 7 июня 2012 года состоялась очередная конференция, организованная агентством маркетинговых коммуникаций CNews Conferences и CNews Analytics. В своем докладе представитель компании-разработчика HAULMONT рассказал об актуальных трендах рынка СЭД и их вли